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Píldoras informativas

Cada día es más importante el tiempo y la optimización del mismo, pero a la vez es imprescindible el aprendizaje continuo dentro de las organizaciones, para ello es necesario el uso de una herramienta que permita la captura de conocimiento tácito en la organización, poniéndolo a disposición de todos los empleados y clientes.

Esta herramienta es la Píldora Informativa, una pequeña unidad de conocimiento explícito en un formato multimedia para ser utilizado desde la perspectiva formativa e informativa del just-in-time".

La idea que subyace al concepto de “Píldora Informativa” es que, como las píldoras que tomamos para el alivio inmediato de un estado de enfermedad, las Píldoras Informativas permiten al usuario poder superar inmediatamente una situación en la que había una falta de conocimiento.

Elementos clave

Una Píldora Informativa es una unidad de conocimiento empaquetado en formato multimedia y puesto a disposición para todo el que lo necesite. Los elementos clave son:

  • el uso del formato multimedia,
  • simplicidad, facilidad de crear y de distribuir,
  • brevedad, no más de tres minutos para ser visualizada,
  • la persona que tiene el conocimiento tácito debería estar directamente involucrada,
  • debe haber apoyo en la gestión para el uso de esta metodología, por lo que se debe implicar al personal a cargo de la gestión del conocimiento.

Ventajas

Las principales ventajas del uso de las Píldoras Informativas en las organizaciones son:

  • facilita el “know-how” (saber cómo),
  • transforma a cada empleado en un agente de formación dentro de la organización a la que pertenece,
  • permite el diseño de la información adaptada a las necesidades de un trabajo o tarea,
  • se consolida el conocimiento ya existente en la organización y fuera de ella, cuando va dirigida a clientes,
  • evita la repetición permanente de los procesos de formación informales,
  • reduce los costes de la formación tradicional,
  • permite la formación de empleados, clientes y socios,
  • permite tener formación cuando es necesario y tantas veces como se necesite,
  • la gente aprende mejor viendo que si lo hacen leyendo,
  • es particularmente eficaz en entornos en los que hay una rotación de personal,
  • no es necesario conocimientos previos para ser formados a través del uso de este método,
  • la velocidad de formación de creación de contenido es inmejorable.

Aplicaciones internas

Las Píldoras Informativas pueden ser usadas en muy diversas situaciones dentro de las organizaciones, por ejemplo:

  • un empleado que viene de una formación externa,
  • de empleado a empleado,
  • acogida de nuevos empleados,
  • nuevos procedimientos.

Podemos decir que casi todas las áreas de una empresa se pueden beneficiar de esta metodología. He aquí algunos ejemplos:

  • Financiero - explicando los procedimientos contables para clasificar los documentos de gastos,
  • Marketing - para hacer informes internos sobre la forma de algunos materiales publicitarios,
  • Operaciones - enseñar cómo utilizar maquinaria,
  • Logística - explicar cómo mover los productos en un almacén,
  • IT - para explicar el uso de las aplicaciones de escritorio de la empresa,
  • Investigación y Desarrollo - resumir los pasos anteriores a una investigación.

Aplicaciones externas

Las Píldoras del Conocimiento pueden ser usadas en las relaciones con personas ajenas a la organización:

  • pre-venta, una píldora informativa puede ser creada con la información específica y necesaria para un cliente potencial y puede ser utilizada por otros clientes potenciales con necesidades similares.
  • post-venta, para que los clientes estén satisfechos con los productos y servicios, es necesario que sepan cómo utilizarlos de la mejor manera. Las Píldoras Informativas pueden ayudar a los clientes en este uso, creando un soporte atractivo y eficiente, que funciona las 24 horas del día.
  • para socios, para evitar errores y perdidas innecesarias de tiempo, los socios de una empresa deben conocer los procedimientos para interactuar con la compañía. Las Píldoras Informativas  pueden evitar la necesidad de muchas reuniones que sirven para repetir los procedimientos ya definidos previamente.

La Metodología de las Píldoras Informativas puede ayudar a cualquier empresa a interactuar mejor con sus grupos de interés. He aquí algunos ejemplos:

  • crear una mejor experiencia al cliente al mejorar el uso de los productos y servicios gracias a contar con una mejor información,
  • ayudar a socios y a otras partes interesadas para interactuar mejor con la página web de la empresa, área reservada o Extranet,
  • facilitar la compra de productos y servicios, ya que el cliente entiende mejor y más rápidamente la forma en que el producto o servicio satisface sus necesidades,
  • hacer reuniones informativas a los proveedores sobre temas complejos y visuales; por ejemplo, para explicar los cambios necesarios en una página web corporativa.
 
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